Hay personas que aman las reuniones, otras que las odian y muchas a las que simplemente les da igual. Entiendo que cada una de ellas tenga sus razones para sentirse así. Sin embargo, algo que no podemos negar, es que las reuniones han sido, son y seguirán siendo, una de las herramientas de Administración más efectivas para enfocar un equipo en torno a un objetivo. Por esa razón el día de hoy te quiero compartir tres consejos muy sencillos para que aprendas a tener reuniones efectivas.
Consejo número 1.- No te reúnas si no es necesario.
Algunos estudios indican que al menos un 30% de las reuniones no deberían haberse realizado jamás ya que los temas o acuerdos podrían haberse tomado usando alguna de las herramientas colaborativas como Zoom, Slack, Trello o Asana. Identifica si realmente es necesario reunirte con tu personal para tratar el asunto y si consideras que no, no los reúnas. Apóyate en la tecnología que tienes a tu alcance y dales oportunidad de utilizar su tiempo para cosas más productivas.
Consejo número 2.- Usa la regla de las dos pizzas.
Todas las reuniones implican un costo monetario para la empresa: el uso de instalaciones y materiales son algunos de ellos, pero el mayor costo es el relacionado con el de los asistentes. Y no me refiero solo a su salario por hora, si no al costo de oportunidad, que es lo que dejan de producir para poder estar en esa reunión. Asegúrate que en la reunión estén solo los que deban estar y evita un costo innecesario para tu empresa. Jeff Bezos el fundador de Amazon dice que el personal que debe estar en una reunión es solo aquel que puedes alimentar con 2 pizzas.
Consejo número 3. Define una agenda y apégate a ella.
Si la reunión es inevitable y ya haz convocado únicamente a los que deben asistir lo que debes hacer para asegurar que sea productiva es definir una agenda, enviarla por anticipado y apegarte a ella. Todos deben tener claro cuál es el tema a tratar, que es lo que se busca lograr en la reunión y deben ir preparados para la misma. Hazlo de esta forma y tus reuniones realmente serán productivas.
Ahí lo tienes, tener reuniones efectivas es más sencillo de lo que creías, solo recuerda aplicar los tres consejos que te compartí el día de hoy: 1.- No te reúnas si no es necesario; 2.- Usa la regla de las dos pizzas y 3.- Define una agenda y apégate a ella.
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Jashiel García es Conferencista y Autor de los Libros “Actitud de Triunfador” y MotivACCIÓN. Con Maestría en Administración y Liderazgo. Se especializa en Actitud Positiva, Liderazgo y Equipos Altamente Motivados. Su filosofía personal y profesional se basa en 3 pilares: 1.- Todos tenemos un Gran Potencial, 2. El Activo más valioso de cualquier Organización es su Gente y 3. Cualquier habilidad puede ser aprendida si tienes la Actitud correcta.